Mengelola Prosedur Kantor Medis

Ada sejumlah tugas yang termasuk dalam kategori prosedur kantor di kantor medis. Pelaksanaan yang tepat dari tugas-tugas ini diperlukan untuk efektivitas dan efisiensi dari seluruh kantor medis. Memiliki panduan kebijakan dan prosedur yang terperinci dan dikembangkan dengan baik di tempat yang mudah diakses oleh staf kantor medis dapat sangat memperkuat seluruh tim.

1

Prosedur Penjadwalan Pasien

Menjadwalkan janji pasien tidak harus menjadi pertempuran, tetapi kadang-kadang agak sibuk. Menciptakan keseimbangan antara melihat cukup banyak pasien yang memenuhi kebutuhan keuangan praktik tetapi masih menawarkan perawatan pasien berkualitas tinggi dapat menjadi tantangan. Gunakan tips ini untuk membantu kantor medis Anda mengelola konflik penjadwalan.

2

Prosedur Rekam Pasien

Banyak penyedia layanan ragu-ragu untuk mengambil alih tugas dari sistem rekam medis berbasis kertas ke catatan kesehatan elektronik. Membuat perubahan bisa memakan waktu dan mahal. Selain itu, dokter dan staf mungkin mengalami kesulitan dalam transisi ke cara baru dalam mengumpulkan dan menangani informasi pasien. Namun, manfaatnya jauh lebih besar daripada tantangannya.

3

Prosedur HIPAA

Setiap kantor medis memiliki tanggung jawab kepada pasien mereka oleh undang-undang federal untuk menjaga informasi pribadi kesehatan pribadi dan aman. Fasilitas tampaknya berada di belas kasihan karyawan mereka ketika datang untuk memastikan mereka memenuhi persyaratan HIPAA, namun, sebaliknya adalah benar. Ketika keamanan PHI pasien dilanggar, itu adalah indikasi bahwa ada lubang di suatu tempat di kebijakan kepatuhan HIPAA mereka.

4

Prosedur Aliran Pasien

Dari saat seorang pasien menjadwalkan janji, tiba ke kantor medis, memeriksa untuk kunjungan mereka, duduk di ruang tunggu, menunggu di ruang ujian, dirawat oleh dokter, memeriksa dan membayar, dan akhirnya pergi, hanya pasien tahu apakah seluruh proses mengalir lancar atau tidak. Menilai aliran pasien Anda untuk mencapai kepuasan pasien.

5

Tindakan Pencegahan Keselamatan Karyawan

Sama seperti organisasi lain, ada bahaya keselamatan dan kesehatan yang dapat ditemukan di kantor medis. OSHA memiliki lima pedoman dan standar yang akan membantu meminimalkan insiden dan melindungi karyawan kantor medis.

6

Kewaspadaan Keselamatan Pasien

Anda tidak akan berpikir tentang kantor dokter sebagai tempat yang akan memerlukan banyak pemikiran mengenai keselamatan pasien, namun, keselamatan pasien merupakan elemen kunci dalam menciptakan pengalaman positif untuk tidak hanya pasien tetapi keluarga, pengasuh, staf mereka, dan para dokter.

Mempertimbangkan semua aspek interaksi pasien dengan kantor medis, banyak yang bisa salah, tetapi manajer kantor yang proaktif dan tim akan meramalkan kemungkinan masalah ini dan menghapus atau meminimalkan kemungkinan komplikasi.

7

Manual Referensi

Setiap kantor medis harus memiliki beberapa buku panduan yang harus dapat dirujuk oleh karyawan tergantung pada subjeknya. Ketika karyawan memiliki akses ke alat yang tepat yang diperlukan untuk melakukan tugas pekerjaan mereka, mereka lebih efisien dan dapat diandalkan.

8

Hosting Rapat Efektif

Pertemuan staf kantor medis dapat sangat efektif jika digunakan secara efisien dan produktif. Pertemuan adalah bentuk komunikasi yang hebat untuk seluruh praktik dan harus diadakan secara teratur. Ketika pertemuan dijadwalkan mingguan, dua mingguan atau bahkan bulanan, manajer dan staf dapat menangani masalah di kantor secara tepat waktu.

Banyak kali pertemuan dapat menjadi tidak efektif ketika tidak ada perencanaan yang cukup terlibat untuk mengakomodasi keterbatasan waktu atau informasi yang disajikan tidak diatur dengan benar. Berikut beberapa cara Anda dapat menyelenggarakan rapat kantor medis yang lebih efektif.