Cara Mendapatkan Salinan Catatan Medis Anda

Meninjau catatan medis Anda bukan hanya hal yang cerdas untuk dilakukan, itu hak Anda. Ini memungkinkan Anda untuk memperbarui informasi yang mungkin penting untuk perawatan Anda atau untuk menanyakan dokter Anda tentang resep atau hasil tes yang hilang atau salah.

Secara historis, catatan medis disimpan dan dikelola oleh penyedia perawatan primer. Dalam beberapa tahun terakhir, tren telah muncul yang telah melihat pasien mengambil tanggung jawab untuk penyimpanan dan pemeliharaan catatan medis mereka sendiri.

Kecuali Anda berada dalam sistem perawatan kesehatan yang memberi Anda akses ke catatan medis elektronik (EMR), Anda perlu mengambil langkah-langkah permintaan salinan untuk diri sendiri.

Menurut Portability and Accounting Act (HIPAA) asuransi kesehatan tahun 1996, Anda memiliki hak untuk mendapatkan salinan sebagian besar catatan medis Anda, baik dipelihara secara elektronik atau di atas kertas. Ini termasuk catatan dokter, hasil tes medis, laporan laboratorium, dan informasi tagihan.

Siapa Yang Dapat Meminta Catatan Medis

Meskipun dirancang untuk melindungi privasi Anda, peraturan HIPAA sangat luas sehingga banyak penyedia masih bingung tentang bagaimana menegakkannya. Ini terkadang membuat sulit untuk mendapatkan catatan Anda, bahkan jika Anda sepenuhnya berhak atas catatan itu.

Menurut HIPAA, Anda memiliki hak untuk meminta catatan medis jika:

• Anda adalah pasien atau orang tua atau wali pasien yang catatannya diminta.
• Jika Anda seorang pengasuh atau advokat yang telah memperoleh izin tertulis dari pasien. Dalam beberapa kasus, penyedia layanan kesehatan akan memberi Anda formulir yang harus diisi oleh pasien.

Banyak orang beranggapan bahwa hanya mereka atau orang yang ditunjuk dapat memperoleh salinan catatan medis mereka. Di bawah hukum, ada individu atau organisasi lain yang mungkin juga memiliki hak.

Ini tidak hanya mencakup dokter perawatan primer Anda tetapi entitas yang dilindungi pihak ketiga yang kepadanya Anda mungkin secara sadar atau tidak sadar telah memberikan hak saat menandatangani asupan pasien atau formulir pendaftaran. Ini tidak hanya mencakup praktisi medis tetapi organisasi seperti perusahaan asuransi, rumah sakit, laboratorium, panti jompo, pusat rehabilitasi, dan penyedia penagihan.

Saat ini, beberapa orang bahkan meminta informasi medis mereka dibagikan dengan aplikasi seluler (seperti yang memantau kesehatan jantung atau diabetes Anda). Di bawah HIPAA, Anda memiliki hak untuk meminta ini dengan pengertian bahwa dokter yang melepaskan informasi tidak bertanggung jawab atas bagaimana penyedia aplikasi seluler menggunakan atau mengamankan informasi Anda.

Untuk tujuan ini, adalah kepentingan Anda untuk membaca registrasi medis atau dokumen asupan untuk sepenuhnya memahami hak-hak yang Anda berikan dan dengan siapa informasi Anda dapat dibagikan.

Catatan Yang Dapat Disediakan dan Yang Ditolak

Meskipun Anda memiliki hak untuk sebagian besar catatan medis Anda, ada beberapa yang dapat ditahan oleh penyedia layanan kesehatan. Perhatikan bahwa usia kumpulan catatan tertentu juga dapat memengaruhi kemampuan untuk mendapatkannya: Sebagian besar penyedia, termasuk dokter, rumah sakit, dan laboratorium, diharuskan menyimpan catatan medis dewasa setidaknya selama enam tahun, meskipun ini dapat berbeda di setiap negara. Bergantung pada negara bagian, catatan seorang anak harus disimpan selama tiga hingga 10 tahun di atas usia 18 atau 21.

Di antara berbagai catatan, Anda berhak memperoleh:

• Catatan atau catatan apa pun yang dibuat oleh penyedia
• Setiap hasil diagnostik yang mana penyedia memiliki salinan termasuk tes darah, sinar-X, mammogram, tes genetik, biopsi, dll.
• Setiap informasi yang diberikan oleh dokter lain yang digunakan untuk menegakkan diagnosis dan / atau perawatan langsung

Jika Anda mencari tes laboratorium khusus atau catatan masuk rumah sakit, sering kali yang terbaik adalah meminta mereka dari lab atau rumah sakit daripada penyedia perawatan primer Anda. Mereka cenderung lebih lengkap dan bahkan dapat disimpan untuk jangka waktu yang lebih lama daripada praktik medis swasta.

Rekam Penyedia Anda Mungkin Menyangkal

Ada catatan yang dapat ditolak aksesnya oleh Anda. Ini terutama melibatkan catatan kesehatan mental yang catatan penyedia mungkin dianggap "tayangan" daripada diagnosis. Dikatakan bahwa pengungkapan catatan ini dapat membahayakan hubungan dokter-pasien atau disalahartikan ketika dikeluarkan di luar konteks.

Dengan itu dikatakan, penyedia tidak dapat menolak permintaan Anda karena itu bisa melukai perasaan Anda. Itu hanya dapat ditolak jika pelepasan informasi tersebut memaksa Anda untuk melukai diri sendiri atau orang lain. Jika ditolak, penolakan harus diberikan kepada Anda secara tertulis.

Di bawah hukum, hal-hal berikut mungkin ditahan secara wajar:

• Catatan psikoterapi
• Catatan ESDM yang tidak dalam "kumpulan catatan yang ditunjuk" (artinya catatan yang tidak berhubungan dengan kesehatan Anda tetapi digunakan untuk jaminan kualitas untuk meningkatkan perawatan pasien)
• Catatan yang dapat membahayakan hidup dan keselamatan Anda
• Informasi yang dikumpulkan untuk digunakan dalam gugatan
• Catatan yang mencakup penyebutan orang lain yang mungkin dirugikan oleh rilis informasi tersebut
• Catatan yang melanggar kerahasiaan pihak ketiga yang dijanjikan kerahasiaan
• Catatan yang dapat membahayakan kesehatan, keselamatan, tahanan, atau rehabilitasi Anda jika Anda berada di penjara (atau narapidana atau orang lain di fasilitas pemasyarakatan)
• Catatan yang merupakan bagian dari penelitian yang sedang berlangsung yang belum selesai

Banyak dari batasan ini tunduk pada interpretasi yang luas.

Jika Anda merasa ditolak secara tidak adil terhadap catatan medis tertentu, Anda dapat mengajukan pengaduan ke Kantor Hak Sipil (OCR) di DHHS. Anda dapat melakukan hal yang sama jika kerahasiaan medis Anda telah dilanggar.

Jika OCR setuju bahwa keluhan Anda dibenarkan, itu akan memerintahkan dokter atau fasilitas untuk mengambil tindakan korektif atau menegakkan penyelesaian jika kerusakan yang sebenarnya terjadi. Keluhan harus diajukan dalam waktu 180 hari sejak pelanggaran.

Undang-undang juga melarang pembalasan pada bagian dari entitas yang dilindungi jika pengaduan diajukan, seperti pengakhiran layanan atau peningkatan biaya layanan.

Apa yang harus dilakukan jika Anda ditolak akses ke catatan medis Anda

Cara Meminta Catatan Medis Anda

Sebagian besar praktik atau fasilitas akan meminta Anda untuk mengisi formulir untuk meminta catatan medis Anda. Formulir biasanya dapat dikumpulkan di kantor atau dikirim melalui faks, layanan pos, atau email, Jika kantor tidak memiliki formulir, Anda dapat menulis surat untuk mengajukan permintaan. Pastikan untuk memasukkan:

• Namamu
• Nomor keamanan sosial
• Tanggal lahir
• Alamat dan nomor telepon
• Alamat email
• Daftar catatan yang diminta
• Tanggal layanan
• Opsi pengiriman (faks, pos, email, secara langsung)
• Tanda tangan

Setelah permintaan dibuat, Anda mungkin harus menunggu beberapa saat sebelum catatan diterima. Hukum negara berbeda-beda tetapi biasanya mengharuskan pengiriman dalam 30 hingga 60 hari. Pastikan untuk menyimpan salinan permintaan asli, dan hubungi Departemen Kesehatan negara bagian Anda jika Anda gagal menerima dokumen setelah upaya berulang kali.

Biaya Layanan

Ketahuilah bahwa Anda mungkin harus membayar biaya catatan medis Anda jika Anda ingin itu dikirim di atas kertas, melalui faks, atau melalui media elektronik. Walaupun harganya bisa bervariasi, itu harus masuk akal.

Selain itu, Anda berhak atas catatan tersebut bahkan jika Anda belum membayar dokter atau fasilitas untuk prosedur yang terlibat. Catatan tidak dapat ditahan karena tidak membayar, dan Anda tidak dapat dikenai biaya selangit untuk mengkompensasi non-pembayaran layanan. Jika ada hutang, dokter atau fasilitas dapat mencari jalan untuk penagihan, seperti tindakan hukum atau layanan penagihan utang.

Untuk Dokter yang Tidak Lagi Berlatih

Jika dokter Anda pensiun atau tidak lagi dalam praktik, semua catatan medis masih harus disimpan di bawah hukum. Ini berkaitan bahkan jika seorang dokter telah meninggal atau membubarkan praktek tanpa penjualan.

Di bawah hukum, catatan medis harus ditransfer ke penyedia layanan kesehatan lain yang setuju untuk menerima tanggung jawab. Jika penyedia tidak dapat ditemukan, catatan tersebut dapat diarsipkan dengan perusahaan penyimpanan komersial terkemuka.

Demikian pula, jika dokter Anda telah meninggalkan praktik tetapi praktik masih beroperasi, catatan Anda harus dipelihara oleh anggota yang tersisa. Jika praktik itu dijual, praktik baru akan bertanggung jawab atas pemeliharaan catatan dan bertanggung jawab jika catatan hilang atau salah penanganan.

Melacak catatan Anda terkadang bisa menjadi tantangan, terutama jika kantor dokter ditutup tanpa rincian penerusan. Dalam hal ini, ada beberapa hal yang dapat Anda lakukan:

• Hubungi negara bagian Anda atau masyarakat medis setempat. Karena banyak dari organisasi ini memerlukan pendaftaran tahunan, mereka kemungkinan besar akan memiliki informasi kontak terbaru.
• Bicaralah dengan perusahaan asuransi kesehatan Anda. Jika dokter masih penyedia yang disetujui, perusahaan asuransi Anda akan memiliki detail kontak.
• Hubungi rumah sakit mana pun tempat dokter Anda berkeliling. Rumah sakit mengharuskan dokter untuk menjalani proses formal untuk mendapatkan hak rumah sakit. Departemen sumber daya manusia biasanya akan memiliki rincian pada file.

Jika semuanya gagal, Anda mungkin perlu merekonstruksi file Anda dengan menghubungi berbagai laboratorium, rumah sakit, atau spesialis yang Anda gunakan. Asuransi kesehatan Anda, baik dulu maupun sekarang dapat memberi Anda perincian setiap klaim yang dibuat atas nama Anda.

Memperbaiki kesalahan

Setelah Anda mendapatkan salinan catatan medis Anda, tinjau dengan cermat. Jika Anda menemukan kesalahan atau kelalaian, Anda harus memperbaikinya segera untuk memastikan bahwa mereka tidak membahayakan perawatan Anda di masa depan.

Sebagian besar penyedia akan setuju untuk memperbaiki kesalahan faktual atau melacak laporan yang seharusnya disimpan dalam file Anda.

Namun, ini tidak mencakup perbedaan pendapat di mana dokter Anda memiliki hak untuk mengekspresikan pendapat medis. Ini termasuk catatan mengenai faktor-faktor yang berkontribusi pada penyakit (seperti alkoholisme atau HIV) yang Anda lebih suka tidak miliki dalam catatan medis Anda. Mengubah atau menghilangkan catatan tidak hanya akan menimbulkan masalah etis, tetapi juga dapat menyebabkan dokter melakukan tindakan hukum.

Dengan itu dikatakan, jika Anda yakin bahwa penolakan atas koreksi itu tidak adil atau merugikan Anda, ajukan pengaduan ke OCR yang merinci perselisihan tersebut. Mereka dapat meninjau bukti dan memutuskan apakah koreksi diperlukan.

Sepatah Kata Dari DipHealth

Mengetahui apa yang ada dalam catatan medis Anda bisa sama pentingnya dengan mengunjungi dokter. Jika Anda memiliki akses ke ESDM Anda, pastikan untuk meninjaunya setelah setiap janji atau kunjungan perawatan. Ini memungkinkan Anda untuk melakukan koreksi saat diperlukan dan berpartisipasi lebih aktif jika dan ketika perawatan medis diperlukan.

Apa yang harus dilakukan jika Anda ditolak akses ke catatan medis Anda