8 Bidang Kunci Pengelolaan Piutang Medis

Tujuan keseluruhan dari manajemen piutang adalah untuk mencapai periode penagihan sesingkat mungkin. Piutang akun, juga dikenal sebagai akun pasien, mengacu pada pendapatan yang dihasilkan tetapi belum dikumpulkan. Untuk memastikan arus kas cukup untuk manajemen yang efektif, kantor medis memiliki tanggung jawab untuk memaksimalkan potensi pendapatannya.

Pengelolaan Piutang (AR) melibatkan hampir semua area kantor medis. Pengelolaan piutang yang berhasil membutuhkan pemahaman penuh tentang bagaimana masing-masing bidang atau departemen berhubungan dengan dan memengaruhi siklus pendapatan dan periode pengumpulan AR. Mari kita menjelajahi masing-masing dari delapan bidang utama.

1. Konsep Hukum

Konsep hukum mencakup pemahaman dan mengikuti peraturan negara bagian dan federal. Area yang selalu menjadi perhatian utama adalah penipuan dan penyalahgunaan, terutama yang berkaitan dengan Medicare, Medicaid, dan program-program yang didanai pemerintah federal lainnya.

Penipuan mengacu pada tagihan medis yang sengaja dan sengaja ditagih dalam upaya untuk menipu setiap program yang didanai pemerintah federal untuk mendapatkan uang. Bentuk penipuan dan penyalahgunaan yang paling umum termasuk penagihan untuk peralatan yang tidak pernah disediakan, penagihan untuk layanan yang tidak pernah dilakukan, biaya upcoding untuk menerima tingkat penggantian lebih tinggi, dan biaya unbundling.

Kantor Inspektur Jenderal (OIG) telah merancang dan mengeluarkan peringatan penipuan khusus kepada komunitas penyedia layanan kesehatan. Peringatan ini dimaksudkan untuk mempublikasikan tren kecurangan nasional kepada masyarakat umum. Ini juga merupakan cara untuk memberikan wawasan dan kesadaran tentang praktik penipuan dalam industri dan mengatasi pelanggaran khusus untuk Medicare dan Medicaid Anti-Kickback Law.

2. Negosiasi Kontrak

Negosiasi kontrak melibatkan pengembangan hubungan keuangan dengan organisasi perawatan terkelola. Organisasi perawatan terkelola mewakili hingga 50 persen dari pendapatan bersih sebagian besar kantor medis.

Menegosiasikan kontrak perawatan terkelola membutuhkan pengetahuan komprehensif tentang proses kontrak. Ini termasuk tingkat penggantian, tanggal efektif dan terminasi, pedoman pengajuan klaim, ketentuan pembayaran, dan ketentuan kontrak lainnya.

Setiap strategi negosiasi kontrak kantor medis adalah unik dan akan didasarkan pada berbagai faktor, tetapi ide-ide dasar ini harus diingat:

• Ketahui pasar: Apakah Anda tahu berapa persen pasar Anda yang memiliki Medicare, Medicaid, Cigna, Blue Cross Blue Shield, Aetna, United HealthCare atau tidak diasuransikan? Survei pasar memberikan informasi berharga yang diperlukan dari semua negosiasi kontrak.
• Jadilah realistik: Memahami lingkungan perawatan terkelola termasuk berbagai metode pembayaran akan memberi Anda basis informasi yang diperlukan untuk mengambil pendekatan realistis dalam bernegosiasi.
• Pekerjakan seorang konsultan: Banyak organisasi bergantung pada layanan konsultasi untuk menyediakan negosiasi kontrak perawatan terkelola karena sifat kompleks kontrak dan aspek hukum yang terlibat.

Penasihat hukum harus dikonsultasikan pada semua masalah kontrak ketika ada banyak dan berbagai paparan kepada organisasi atau ketika masalah kontrak berada di luar ruang lingkup keahlian kepemimpinan kantor medis.

3. Kepatuhan

Mengembangkan program kepatuhan melibatkan pembuatan manual tertulis yang menggambarkan kebijakan kepatuhan dan Kode Etik Kantor Medis. Sebagian besar kebijakan kepatuhan kantor medis mencakup konsep etika dan hukum. OIG (Kantor Inspektur Jenderal) menawarkan tujuh komponen ini yang memberikan dasar yang kuat untuk program kepatuhan kantor medis.

1. Melakukan pemantauan dan audit internal;
2. Menerapkan standar kepatuhan dan praktik;
3. Menunjuk petugas kepatuhan atau kontak;
4. Melakukan pelatihan dan pendidikan yang tepat;
5. Menanggapi pelanggaran yang terdeteksi secara tepat dan mengembangkan tindakan korektif;
6. Mengembangkan jalur komunikasi terbuka; dan
7. Menegakkan standar disiplin melalui pedoman yang dipublikasikan dengan baik.

4. Hak Pasien

Kantor Manajemen Personalia AS mengidentifikasi tiga tujuan utama untuk pengembangan dan pemanfaatan Hak Pasien.

• Pertama, untuk memperkuat kepercayaan konsumen dengan memastikan sistem layanan kesehatan adil dan responsif terhadap kebutuhan konsumen, memberi konsumen mekanisme yang kredibel dan efektif untuk mengatasi masalah mereka, dan mendorong konsumen untuk mengambil peran aktif dalam meningkatkan dan memastikan kesehatan mereka.
• Kedua, untuk menegaskan kembali pentingnya hubungan yang kuat antara pasien dan profesional kesehatan mereka.
• Ketiga, untuk menegaskan kembali peran penting yang dimainkan konsumen dalam menjaga kesehatan mereka sendiri dengan menetapkan hak dan tanggung jawab bagi semua peserta dalam meningkatkan status kesehatan.

Ada delapan bidang utama terkait dengan hak-hak pasien dalam kantor medis.

1. Informasi pasien: pasien memiliki hak atas informasi yang akurat dan mudah dipahami tentang rencana kesehatan mereka, profesional perawatan kesehatan, dan fasilitas perawatan kesehatan.
2. Pilihan penyedia: pasien memiliki hak untuk memilih penyedia layanan kesehatan ketika mereka membutuhkannya.
3. Akses ke layanan darurat: pasien memiliki hak untuk mendapatkan perawatan medis darurat terlepas dari kemampuan mereka untuk membayar.
4. Informed consent: pasien hanya boleh menyetujui perawatan medis jika mereka memiliki informasi yang cukup tentang diagnosis mereka dan semua opsi perawatan yang tersedia dalam hal yang dapat mereka pahami.
5. Rasa hormat dan non-diskriminasi: pasien memiliki hak untuk mempertimbangkan, perawatan penuh hormat dari semua profesional perawatan kesehatan dan tidak didiskriminasi dalam pemberian layanan.
6. Kerahasiaan: pasien memiliki hak untuk komunikasi pribadi dan memiliki kerahasiaan informasi yang dapat diidentifikasi secara individual.
7. Keluhan dan banding: pasien memiliki hak untuk penyelesaian yang adil dan efisien dari setiap keluhan yang dibuat ke kantor medis.
8. Tanggung jawab pasien: pasien memiliki sejumlah tanggung jawab ke kantor medis termasuk partisipasi aktif dalam rencana perawatan mereka, penyelesaian kewajiban keuangan mereka tepat waktu dan interaksi penuh hormat dengan semua staf.

5. Akses Pasien

Keberhasilan kantor medis Anda sangat bergantung pada seberapa baik kinerja layanan Akses Pasien (atau staf ujung depan). Siklus akun pasien berasal dengan entri awal informasi demografi pasien. Membangun tim akses pasien dinamit adalah langkah penting untuk meningkatkan upaya penagihan dan pengumpulan dan meningkatkan kinerja siklus pendapatan.

Alasan khas mengapa sebagian besar tim layanan akses pasien memiliki tingkat kinerja rendah adalah kurangnya sumber daya yang tepat, pelatihan yang tidak memadai, dan tingkat kepegawaian yang tidak memadai. Untungnya, ini bisa diselesaikan dengan cepat dan tanpa biaya besar.

6. Mengisi Daya Tangkap

Pentingnya penangkapan biaya harus diungkapkan ke semua departemen. Staf klinis harus menyadari tanggung jawab mereka terhadap piutang dengan dokumentasi yang akurat dan penagihan biaya.

Penangkapan biaya mencakup penghubungan yang tepat dari kode medis dengan layanan dan prosedur yang diberikan selama kunjungan pasien. Setiap area klinis memainkan peran penting dalam ketepatan waktu pengkodean dan keakuratan penagihan. Ada sejumlah besar area yang berkontribusi pada penangkapan, termasuk, tetapi tidak terbatas pada:

• Perawatan Rawat Jalan
• Manajemen Kasus
• Perawatan kritis
• Laboratorium
• Bersalin
• Unit Medis-Bedah
• Kesehatan mental
• Pengobatan nuklir
• Manajemen Nyeri
• Pediatrik
• Farmasi
• Terapi fisik
• Radiologi
• Perawatan Luka

7. Manajemen Informasi Kesehatan

Manajemen Informasi Kesehatan adalah proses memelihara, menyimpan dan mengambil informasi kesehatan pasien sesuai dengan persyaratan Federal, Negara Bagian, dan lembaga akreditasi yang berlaku. Ada sepuluh tanggung jawab dalam kerangka manajemen informasi kesehatan.

1. Pengodean Medis
2. Transkripsi Medis
3. Kebutuhan Medis
4. Dukungan Staf Medis
5. Majelis Rekam Medis
6. Pemeliharaan Rekam Medis
7. Pengarsipan dan Pengambilan
8. Privasi dan Keamanan
9. Pelepasan Informasi
10. Menjaga Kerahasiaan

8. Layanan Keuangan Pasien

Layanan Keuangan Pasien pada akhirnya bertanggung jawab atas penagihan dan pengumpulan piutang yang akurat dan tepat waktu di kantor medis.

Proses penagihan medis membutuhkan pengetahuan lengkap tentang pembayar asuransi dan hukum dan peraturan industri perawatan kesehatan. Penagih kantor medis bertanggung jawab atas pengajuan klaim medis teknis atau profesional yang tepat waktu kepada perusahaan asuransi termasuk kantor dokter, rumah sakit, panti jompo, atau fasilitas kesehatan lainnya.

Koleksi tindak lanjut yang efektif menghasilkan resolusi cepat dari klaim kantor medis Anda. Tindak lanjut klaim harus dimulai secepat tujuh hingga 10 hari setelah klaim Anda diajukan untuk pembayaran. Upaya segera untuk mendapatkan pembayaran klaim tidak hanya akan mengurangi hari piutang Anda tetapi juga meningkatkan arus kas.

Penempatan staf yang memadai dengan pelatihan penagihan yang tepat akan memberikan hasil yang diinginkan dalam fase penagihan dari siklus pendapatan. Staf kantor medis harus mengetahui langkah-langkah mendasar yang diperlukan untuk menindaklanjuti klaim asuransi secara efisien.

Kolaborasi dan kerja sama dari delapan area merupakan komponen integral dari keberhasilan manajemen piutang. Meskipun ada hambatan tak terduga yang dapat berdampak pada periode pengumpulan AR, itu adalah peran kepemimpinan untuk mengidentifikasi dan menyesuaikan hambatan ini untuk keberhasilan organisasi.