Isu-isu kunci untuk Alamat di Setiap Pertemuan Kantor Medis

Apakah rapat kantor medis Anda dengan cepat keluar dari topik atau tampaknya membuang-buang waktu? Mungkin karena informasi tidak diatur dengan baik dengan agenda.

Mengembangkan agenda standar memungkinkan Anda untuk membahas topik utama di setiap pertemuan sesuai urutan kepentingan. Ini memungkinkan setiap pertemuan mengalir lancar dan tetap pada topik dengan waktu yang cukup untuk membahas semua masalah yang paling penting. Berikut adalah beberapa item agenda penting yang akan membantu Anda menyelenggarakan rapat kantor medis yang efektif.

1

Penjadwalan Pasien

Jadwal pasien adalah salah satu aspek kantor medis yang paling penting dari kantor medis. Ini berdampak pada setiap area kantor medis mulai dari kepegawaian hingga keuangan.

Ketika membahas penjadwalan pasien, penting bahwa setiap peluang untuk perbaikan ditangani. Agenda harus mencakup:

• Masalah apa pun yang mungkin menyebabkan gangguan pada aliran pasien seperti janji yang dibatalkan, kedatangan terlambat, tidak ada pertunjukkan, atau masalah kepegawaian.
• Jika kantor Anda memiliki sasaran produksi, beri tahu staf tentang seberapa baik pekerjaan mereka atau apa yang perlu diperbaiki.
• Mintalah kepada staf untuk masukan tentang bagaimana mereka berpikir semua hal berjalan dan dorong mereka untuk menawarkan saran tentang cara meningkatkan penjadwalan pasien.

2

Tujuan Keuangan

Kesehatan keuangan kantor medis adalah sesuatu yang harus diperhatikan oleh semua staf. Ini berdampak pada semua orang yang berarti semua staf harus bertanggung jawab untuk membantu manajemen mencapai tujuan keuangan dari kantor medis.

Beberapa informasi dasar yang dapat Anda bagikan dengan staf kantor medis Anda dapat meliputi:

• Tingkat retensi pasien: Tingkat retensi pasien mengukur seberapa baik kantor medis Anda dapat membuat pasien kembali untuk memenuhi komitmen dan dedikasi mereka terhadap kesehatan dan kesejahteraan. Dengan kata lain, itu menentukan berapa banyak pasien Anda yang akan kembali. Ini menunjukkan seberapa baik semua staf bekerja dalam hal kepuasan pasien.Jika Anda memiliki tingkat retensi rendah, ini adalah kesempatan untuk fokus pada area perbaikan atau menentukan hambatan yang ada yang dapat mencegah pasien kembali.
• Piutang: Informasi piutang dagang membantu untuk menganalisis kesehatan keuangan kantor medis. Koleksi asuransi, koleksi pasien, dan saldo tak tertagih penting. Masing-masing staf berkontribusi dalam satu atau cara lain untuk piutang, apakah mereka bertanggung jawab untuk menangkap biaya, penagihan, coding, koleksi, atau entri data. Ini harus diungkapkan kepada semua staf kantor medis, sehingga mereka sadar akan tanggung jawab mereka terhadap piutang.
• Biaya operasional: Pembayaran dokter yang menurun, lebih sedikit pasien, dan biaya teknologi tinggi dapat melumpuhkan secara finansial. Cara terbaik untuk menangani peningkatan biaya operasi adalah dengan memantau mereka dan kemudian mengembangkan rencana untuk memangkas biaya. Informasikan kepada staf tentang cara mereka dapat membantu mengendalikan biaya operasi. Ingat ketiga kata ini - kurangi, gunakan kembali, dan daur ulang - jika perlu.

3

Barang Wajib

Item wajib termasuk topik-topik tertentu harus disinggung pada setiap pertemuan untuk memastikan bahwa kantor medis Anda mempertahankan kepatuhan terhadap pedoman negara bagian dan federal. Ini bisa termasuk:

• HIPAA: Ingatkan staf Anda setiap pertemuan tentang pentingnya menghindari pengungkapan informasi melalui percakapan rutin; mendiskusikan informasi pasien di area tunggu, lorong atau lift; pembuangan PHI yang tepat; dan akses terhadap informasi sangat terbatas pada karyawan yang pekerjaannya membutuhkan informasi itu.
• Pengendalian infeksi: Mencegah penyebaran penyakit menular adalah tujuan utama pengendalian infeksi di kantor medis. Mencuci tangan yang tepat adalah cara paling efektif untuk mencegah penyebaran infeksi, tetapi itu bukan satu-satunya cara. Pengingat yang ramah akan sangat membantu memastikan staf dan pasien tetap aman.