Panduan Netiket Email

Komunikasi elektronik menjadi lebih populer hari ini daripada panggilan telepon, surat "siput" dan, bahkan dalam beberapa kasus, pertemuan tatap muka. Dalam pengaturan profesional apa pun termasuk kantor medis, penting untuk mempertimbangkan beberapa hal ketika mengirimkan email kepada rekan kerja, pasien, dokter, rumah sakit, vendor, atau profesional lainnya.

Orang menghabiskan sebagian besar hari mereka membuka dan membaca email. Waktu yang berharga tidak boleh disia-siakan pada email yang tidak efektif dan tidak penting. Profesionalisme yang sama yang akan Anda gunakan di telepon, korespondensi surat, atau tatap muka juga harus dinyatakan dalam surel. Selalu ingat bahwa email adalah bentuk komunikasi dan cara penerima menafsirkan pesan adalah satu-satunya hal yang penting.

Sebelum membuat dan mengirim email, tanyakan pada diri Anda beberapa pertanyaan.

• Apakah email merupakan bentuk komunikasi terbaik untuk informasi yang saya kirim?
• Apakah ini profesional?
• Apakah ini sesuai dengan HIPAA?
• Apakah itu mewakili saya dan kantor medis secara akurat?

Aturan Etiket Email # 1

Melakukan pikirkan tentang isi pesan Anda sebelum Anda menekan KIRIM. Pastikan bahwa email adalah bentuk komunikasi yang sesuai untuk pesan Anda, bukan panggilan telepon atau rapat. Ingatlah bahwa konten harus mencerminkan gambar dan tingkat profesionalisme yang diharapkan dari Kantor Medis Anda.

Tidak mengirim, meneruskan, atau membalas email apa pun yang mengandung sifat cabul, menyinggung, memfitnah, memfitnah, rasis, atau seksual. Hukumannya bisa berat untuk Anda dan Kantor Medis.

Aturan Etiket Email # 2

Melakukan gunakan tata bahasa, tanda baca, dan ejaan yang benar. Sekali lagi, pesan Anda adalah cerminan dari Kantor Medis Anda. Juga, pastikan untuk menjaga pesan tetap ringkas dan gunakan tata letak yang tepat untuk pesan Anda yang membuatnya lebih mudah dibaca. Periksa ulang email Anda sebelum menekan KIRIM.

Tidak gunakan SEMUA CAPS karena ini dianggap berteriak atau menjerit di dunia online. Menggunakan berani atau huruf miring untuk menekankan kata atau frasa. Selain itu, hindari penggunaan font yang sangat mewah atau aneh karena ini membuat email Anda lebih sulit dibaca.

Aturan Etiket Email # 3

Melakukan pastikan email tersebut dikirim ke penerima yang tepat. Informasi di Kantor Medis, terutama yang berkaitan dengan informasi pasien, harus dibagikan berdasarkan kebutuhan hanya untuk mengetahui. Juga, pertimbangkan bahwa orang dapat menganggap informasi yang tidak relevan bagi mereka sebagai "surat sampah".

Tidak mendiskusikan informasi pribadi dan rahasia atau melampirkan file pasien dalam email. Gunakan nomor akun pasien atau nomor rekam medis untuk menyarankan seseorang untuk meninjau akun. Informasi Anda harus dicatat di sana.

Aturan Etiket Email # 4

Melakukan balas email profesional dalam waktu 24 jam jika memungkinkan. Jika itu tidak memberi Anda cukup waktu, setidaknya jawablah untuk mengatakan bahwa Anda telah menerima email dan Anda akan segera membalasnya.

Tidak balas spam atau permintaan berlangganan / berhenti berlangganan. Ini hanya akan menghasilkan lebih banyak spam yang akan membanjiri email bisnis Anda.

Aturan Etiket Email # 5

Melakukan jauhkan emosi dari email. Bersikap sopan dan profesional. Ketahuilah dengan siapa Anda bisa bersikap informal setelah cukup waktu untuk membangun hubungan seperti itu.

Tidak katakan sesuatu di email yang mungkin Anda sesali nanti. Hati-hati saat mengirim atau menanggapi email dengan marah. Jangan pernah membuat komentar pribadi tentang orang lain, membuat komentar yang akan menyinggung seseorang atau mengatakan apa pun yang tidak akan Anda katakan secara langsung.

Aturan Etiket Email # 6

Melakukan menjaga humor, lelucon, dan ironi seminimal mungkin. Niat sering "hilang dalam terjemahan" dalam email dan orang mungkin tidak selalu mendapat lelucon. Pikirkan tentang hal ini dari sudut pandang penerima.

Tidak mengirim, meneruskan, atau membalas surat berantai. Ini adalah perilaku yang tidak profesional dan beberapa orang melihat ini sebagai junk mail. Ingat bahwa setiap konten yang Anda kirim harus mencerminkan gambar dan tingkat profesionalisme yang diharapkan dari kantor medis Anda.