4 Cara untuk Meningkatkan Penjadwalan Kantor Medis

1

Penjadwalan yang Tepat dari Janji Pasien

Ini bisa menjadi tantangan untuk menciptakan keseimbangan antara melihat cukup banyak pasien untuk memenuhi kebutuhan keuangan dari praktik tetapi masih menawarkan perawatan pasien berkualitas tinggi. Ingatlah hal-hal ini:

• Pasien tidak harus menunggu lebih dari 15 menit untuk janji yang dijadwalkan.
• Mempertimbangkan seberapa sulitnya perawatan kesehatan yang tidak dapat diprediksi, dapat dimengerti bahwa ada saatnya pasien akan menunggu lebih lama.
• Jenis kunjungan pasien bervariasi tergantung pada spesialisasi praktik, diagnosis pasien, dan prosedur yang dilakukan selama kunjungan. Ini berarti bahwa persyaratan waktu yang berbeda harus dialokasikan untuk setiap jenis kunjungan.
• Jumlah kunjungan pasien sehari-hari harus dapat menutupi biaya kantor dan, tentu saja, menghasilkan keuntungan.
• Ketika mengembangkan desain atau struktur sistem penjadwalan pasien Anda, penting untuk mempertimbangkan segala kemungkinan peristiwa yang dapat menyebabkan gangguan pada aliran pasien.

2

Mengurangi Gangguan ke Aliran Pasien

• Kedatangan terlambat: Untuk membantu dengan masalah ini mengatur beberapa batasan tentang seberapa terlambat pasien tanpa harus menjadwal ulang, memungkinkan pasien yang lebih awal untuk janji mereka untuk naik ke slot pasien terlambat, dan menjadwalkan pasien terlambat kronis menjelang akhir hari.
• Tidak ada pertunjukkan: Ada tiga cara untuk mencegah janji yang tidak terjawab.
  1. Panggilan pengingat untuk pasien 24 - 48 jam sebelum waktu janji yang dijadwalkan.
  2. Salah satu cara untuk mengurangi ketidakhadiran adalah dengan menggunakan penjadwalan pasien online. Pasien dapat mengatur, menjadwalkan atau menjadwalkan ulang janji mereka sendiri yang membuat tidak menunjukkan kurang mungkin.
  3. Penagihan pasien biaya tidak muncul untuk janji yang tidak terjawab. Biaya tidak muncul tidak hanya menutupi sebagian dari pendapatan yang hilang tetapi juga mengajarkan pasien Anda untuk memberikan pemberitahuan jika mereka akan membatalkan janji mereka. Ini juga memungkinkan kesempatan untuk menjadwal ulang pengangkatan saat pasien sedang berbicara di telepon.
• Walk-ins: Tinjau kecenderungan saat kantor medis cenderung melihat lebih banyak walk-ins seperti pada hari Senin atau selama musim flu dan membuat penyesuaian yang sesuai.

3

Komunikasi Terbuka dengan Pasien

• Beri tahu pasien ketika janji sedang berjalan di belakang jadwal
• Ajarkan staf kantor medis tentang bagaimana menjawab pertanyaan pasien non-klinis
• Kembangkan dan bagikan survei kepuasan pasien
• Komunikasikan secara tertulis bila perlu. Cara mudah dan efektif untuk memastikan pasien Anda menerima informasi yang penting bagi perawatan mereka adalah memberi mereka selebaran seperti informasi dasar tentang praktik medis, daftar barang untuk dibawa ke setiap kunjungan, kebijakan pembayaran, dan pemberitahuan praktik privasi.

4

Komunikasi Telepon dan Elektronik

Telepon

Sebagai salah satu cara komunikasi yang paling sering digunakan, komunikasi telepon tidak boleh dianggap enteng. Seringkali interaksi pertama yang dilakukan oleh kantor medis dengan seorang pasien. Berikut adalah beberapa kiat dasar yang dapat Anda tawarkan kepada staf kantor medis Anda untuk memperbaiki etiket telepon.

• Mendengarkan aktif
• Perilaku telepon yang baik - profesional dan sopan
• Menjaga kerahasiaan
• Selalu berterima kasih kepada mereka untuk menelepon
• Jangan pernah menutup telepon dulu
• Saat mengambil pesan, dapatkan informasi sebanyak mungkin
• Tetap tenang dan sopan, bahkan ketika seorang pasien bersikap kasar kepada Anda

Elektronik

Profesionalisme yang sama yang akan Anda gunakan di telepon, korespondensi surat atau tatap muka juga harus dinyatakan dalam email. Selalu ingat bahwa email adalah bentuk komunikasi dan cara penerima menafsirkan pesan adalah satu-satunya hal yang penting.

• Pastikan bahwa email adalah bentuk komunikasi yang sesuai untuk pesan Anda, bukan panggilan telepon atau rapat. Perlu diingat bahwa konten harus mencerminkan gambar dan tingkat profesionalisme yang diharapkan dari Kantor Medis Anda.
• Gunakan tata bahasa, tanda baca, dan ejaan yang tepat. Juga, pastikan untuk menyimpan pesan singkat dan gunakan tata letak yang tepat untuk pesan Anda yang membuatnya lebih mudah dibaca.
• Pastikan email dikirim ke penerima yang tepat. Informasi di Kantor Medis, terutama yang berkaitan dengan informasi pasien, harus dibagi hanya untuk mengetahui dasar saja.