6 Tips untuk Penjadwalan Dokter Pengobatan Darurat

Tidak ada yang khas tentang penjadwalan untuk dokter pengobatan darurat. Model staf ruang gawat darurat didorong oleh beberapa faktor. Ini bisa berarti bahwa rumah sakit Anda memiliki cakupan dokter tunggal, ganda, tiga kali lipat, tumpang tindih atau lebih.

Tidak hanya setiap rumah sakit berbeda, tetapi setiap dokter memiliki preferensi penjadwalan sendiri. Preferensi dokter dalam kombinasi dengan model staf departemen darurat bisa menjadi mimpi penjadwalan potensial tanpa persiapan lanjutan. Berikut adalah tips untuk meningkatkan proses penjadwalan dokter darurat Anda.

1

Praktik Terbaik untuk Penjadwalan Penyedia

Dengan semua kerumitan, yang terbaik adalah menggunakan perangkat lunak penjadwalan untuk menghemat waktu dan meminimalkan gangguan, berkomunikasi secara efektif dengan penyedia layanan, mendapatkan permintaan waktu cuti, dan memungkinkan penyedia untuk beralih antara satu sama lain, memberikan shift, atau mengambil shift semua di klik tombol. Berikut adalah praktik terbaik yang perlu Anda ingat.

• Tidak lebih dari empat shift atau 32 jam per minggu per penyedia
• Pergeseran dari jenis yang sama harus didistribusikan secara adil di antara semua penyedia (tidak termasuk penyedia layanan paruh waktu / lokus)
• Pergeseran malam berturut-turut harus dibatasi tidak lebih dari tiga shift berturut-turut
• Hindari perputaran singkat (kurang dari 12 jam) di antara giliran kerja
• Akhir pekan harus terdiri dari setidaknya dua hari berturut-turut, tanpa shift malam sebelumnya
• Perpindahan ke depan bergeser jika mungkin pergi dari hari ke pertengahan / ayunan ke malam
• Pergeseran malam yang lebih pendek (8-10 jam) untuk fasilitas volume yang lebih tinggi harus dipertimbangkan

2

Minta Preferensi Penjadwalan

Banyak dokter pengobatan darurat yang menghargai keseimbangan kehidupan kerja seperti kita semua. Ini hanya satu alasan mengapa penting untuk mengetahui dan memasukkan preferensi penjadwalan ke dalam setiap jadwal. Ini juga penting untuk retensi dan produktivitas dokter. Meskipun tidak selalu ideal untuk mengakomodasi semua preferensi, tergantung pada model kepegawaian dan apakah atau tidak ED sepenuhnya staf, masih penting untuk mengakomodasi preferensi tertentu sehingga dokter tidak akan terbakar.

Contoh Preferensi

• Pekerjaan pendek membentang dengan waktu singkat
• Pekerjaan panjang membentang dengan jangka waktu yang panjang
• Dua hari libur setelah pergantian shift malam
• Tidak lebih dari 3 shift seminggu
• Tidak lebih dari 5 shift berturut-turut
• Tidak ada shift malam sebelum akhir pekan off / time off request

Anda perlu mengembangkan catatan atau spreadsheet untuk memastikan Anda dapat melacak semua kebutuhan dan permintaan mereka sebelum mengatur jadwal.

• Pastikan keadilan dalam menetapkan malam, akhir pekan, dan cakupan liburan. Ini dapat dicapai dengan menetapkan pembagian hari, malam, akhir pekan, dan liburan yang sama di antara para penyedia layanan
• Pastikan waktu yang sesuai antara sejumlah shift atau shift tertentu seperti minimal dua hari libur setelah hamparan tiga hari atau lebih atau minimal dua hari libur setelah shift malam atau hamparan malam
• Mengakomodasi preferensi penjadwalan untuk memungkinkan keseimbangan kehidupan kerja penyedia, mencegah kelelahan, dan sukses di retensi dokter
• Mengakomodasi permintaan time-off bila mungkin tanpa membahayakan kemampuan untuk secara memadai staf departemen darurat yang diperlukan

3

Mempersiapkan Liburan, Liburan Musim Semi, dan Liburan Musim Panas

Liburan, liburan musim semi, dan liburan musim panas tidak harus menjadi bencana yang lengkap (meskipun terasa seperti itu). Kadang-kadang, tampaknya semua orang ingin hari libur yang sama tetapi departemen darurat harus terus beroperasi 24/7. Namun, setiap hari libur berarti tidak memiliki arti yang sama bagi setiap dokter. Untuk mengelola jadwal secara efektif, mulailah di awal tahun untuk mempersiapkan liburan, liburan musim semi, dan liburan musim panas dengan:

• Meminta dokter untuk bekerja secara sukarela untuk menetapkan sejumlah hari libur utama (Paskah, Hari Peringatan, Hari Kemerdekaan, Hari Buruh, Hari Pengucapan Syukur, Hari Natal, dan Malam Tahun Baru / Hari). Jumlah set ini tergantung pada berapa banyak dokter yang ada di daftar.
• Meminta dokter untuk mengirimkan tanggal mereka untuk liburan musim semi dan liburan musim panas sedini Januari. Ini memberi Anda banyak waktu untuk melihat apakah akan ada masalah dalam cakupan dan beberapa dokter mungkin bersedia mengubah rencana mereka jika mereka disadari sebelumnya.
• Rekrut dokter paruh waktu dan jangkau lokus tenens perusahaan untuk mendapatkan dokter tambahan untuk membantu selama waktu ini.

4

Menulis Jadwal

Saran terbaik untuk menulis jadwal adalah menulis sejauh mungkin di muka. Menulis jadwal hingga enam bulan lebih awal adalah tempat yang Anda inginkan. Namun, tujuan yang lebih realistis adalah 45-60 hari. Anda mungkin mendapatkan beberapa dorongan tetapi saya akan menyarankan untuk meminta waktu istirahat setidaknya 90 hari sebelumnya. Ini akan memberikan banyak waktu untuk mengidentifikasi di mana Anda mungkin memiliki selang dalam cakupan dan mencari solusi alternatif untuk mendapatkan setiap shift terbuka diisi (yaitu merekrut dokter baru).

5

Gunakan Perangkat Lunak Penjadwalan

Perangkat lunak penjadwalan dapat menghasilkan jadwal dalam hitungan menit. Bahkan jadwal besar yang mungkin membutuhkan penjadwal 40 jam untuk menyelesaikan secara manual dapat dihasilkan dalam 20 menit atau kurang menggunakan perangkat lunak penjadwalan. Ini juga memanfaatkan sebagian besar ketersediaan dokter dan mempertimbangkan preferensi dokter dan permintaan waktu-off. Menyiapkan parameter dalam sistem membutuhkan banyak waktu tetapi sangat berharga dalam jangka panjang.

Sebagai contoh, alih-alih penjadwal harus ingat untuk memberi Direktur Medis pada hari Selasa pertama setiap bulannya untuk rapat, perangkat lunak penjadwalan akan mempertimbangkan hal ini.

6

Mengkonfirmasi Jadwal

Tidak ada scheduler yang ingin mendapatkan panggilan pada pukul 6 pagi yang menyatakan bahwa dokter belum muncul untuk shift-nya dan harus berebut untuk menemukan cakupan menit terakhir. Meskipun ini mungkin tidak sepenuhnya menghilangkan ketidakhadiran, mengirim salinan jadwal ke semua dokter yang dijadwalkan dan meminta mereka untuk memeriksa jadwal untuk setiap konflik penjadwalan dan untuk mengkonfirmasi perubahannya. Ini sangat penting bagi dokter paruh waktu yang dapat bekerja untuk fasilitas lain. Ada kemungkinan bahwa mereka dapat menggandakan buku untuk hari yang sama atau hanya lupa bahwa mereka dijadwalkan untuk bekerja. Meminta mereka mengonfirmasi bahwa pergeseran mengharuskan mereka bertanggung jawab dan menunjukkan bahwa mereka sadar bahwa mereka dijadwalkan untuk bekerja dalam shift tertentu.