5 Fungsi Meja Depan Penting

Meja depan sebuah kantor medis bisa menjadi tempat yang sangat sibuk. Staf meja depan sangat penting untuk kelancaran operasional kantor medis. Staf meja depan biasanya terdiri dari resepsionis dan / atau asisten medis dan tergantung pada ukuran kantor medis satu orang mungkin keduanya. Selain tugas klinis, meja depan bertanggung jawab atas lima tugas administrasi:

1. Menyambut pasien
2. Menjawab dan mengatur telepon
3. Menjadwalkan janji
4. Komunikasi antar kantor
5. Korespondensi eksternal

1

Menyambut Pasien

Menyambut pasien bukan hanya tentang apa yang Anda katakan, tetapi juga tentang bagaimana Anda berinteraksi dengan pasien. Meja depan bertanggung jawab untuk membuat pasien merasa diterima.

Meja depan adalah kesan pertama yang diterima pasien ketika menelepon atau mengunjungi praktik medis. Penting bahwa meja depan memberikan layanan pelanggan yang luar biasa dan menjadi representasi positif dari praktik medis.

Inilah cara lain untuk memberi salam kepada pasien:

• Menjawab telepon sambil mempertahankan sopan, cara konsisten menggunakan etiket telepon yang tepat
• Menjaga area resepsionis tetap bersih dan teratur
• Mendaftarkan pasien baru dan memperbarui demografi pasien yang ada dengan mengumpulkan informasi pasien pasien rinci termasuk informasi pribadi dan keuangan
• Memfasilitasi aliran pasien dengan memberi tahu penyedia kedatangan pasien, menyadari keterlambatan, dan berkomunikasi dengan pasien dan staf klinis
• Menanggapi pasien, calon pasien, dan pertanyaan pengunjung dengan cara yang sopan

2

Mengatur Telepon

Saat menjawab telepon dengan cara yang sopan dan konsisten adalah bagian dari pasien yang menyapa, itu bukan satu-satunya tugas dari tanggung jawab telepon meja depan. Meja depan memiliki tanggung jawab untuk menerima semua panggilan masuk dan juga menempatkan panggilan keluar bila diperlukan.

• Panggilan masuk: Panggilan masuk terdiri dari panggilan pasien, telemarketer, perwakilan farmasi, dokter lain, dan lainnya. Meja depan harus menggunakan etiket telepon yang tepat ketika mengelola telepon menggunakan keterampilan komunikasi ini: menjadi pendengar yang aktif, memiliki sopan santun telepon yang baik, panggilan layar, menggunakan kebijaksanaan, mengajukan pertanyaan, dan menjaga kerahasiaan.
• Panggilan keluar: Kadang-kadang meja depan mungkin harus menempatkan panggilan keluar untuk membahas janji temu pasien, membuat janji atau rujukan dari luar, atau memesan persediaan. Sebagai perwakilan dari kantor medis, sama pentingnya untuk menggunakan etiket telepon yang tepat.

3

Menjadwalkan Janji

Penjadwalan yang efektif diperlukan untuk pengalaman pasien yang sangat baik dan aliran pasien yang lancar. Sebagian besar kantor medis menggunakan perangkat lunak penjadwalan yang membuat janji penjadwalan menjadi sederhana dan mudah.Namun, meja depan harus dapat mengisi pembatalan atau tidak muncul dan menjadi efisien dalam mengkomunikasikan perubahan jadwal untuk pasien dan dokter.

4

Komunikasi Antar Kantor

Meja depan kantor medis seperti pusat komunikasi. Sebagian besar komunikasi antar kantor melewati meja depan terutama ketika melibatkan semua tugas administratif yang berkaitan dengan pasien.

Untuk berkomunikasi informasi yang paling jelas dan ringkas sangat penting. Baik dalam memo, komunikasi tertulis, melalui email kantor internal, interaksi satu lawan satu, atau dalam pengaturan grup, penting untuk tetap berpegang pada topik di tangan dan tidak menyimpang dari titik.

Beberapa keterampilan dasar yang diperlukan untuk komunikasi antar kantor yang efektif meliputi:

• Etiket telepon
• Pelayanan pelanggan
• Program kata dan excel dasar
• Manajemen waktu
• Kemampuan berorganisasi

5

Komunikasi eksternal

Komunikasi eksternal melibatkan kemungkinan berkomunikasi dengan vendor, praktik dokter lain, perusahaan asuransi, dan bisnis lainnya. Ini mungkin mengharuskan Anda membuat panggilan telepon keluar, mengetik surat profesional, mengirim faks, dan mengirim surat.

Pengetahuan tentang prosedur kantor biasanya diperoleh dari sertifikat atau gelar Associate dalam program bisnis termasuk proses dan prosedur administrasi, pemrosesan klaim, menyiapkan grafik pasien, dan keterampilan komputer dasar. Keterampilan administrasi dasar dan mampu mengoperasikan peralatan kantor secara memadai penting untuk keberhasilan kantor depan.