Daftar Periksa Start-up Kantor Medis

Proses memulai kantor medis bisa menjadi tugas yang sulit. Tetapi dengan perencanaan yang tepat, Anda dapat menjalankan dan menjalankan kantor medis Anda secara efektif dan efisien. Keputusan yang Anda buat sekarang sangat penting ketika Anda menetapkan tujuan Anda mengenai setiap aspek dari kantor medis Anda. Berikut adalah daftar item dan proses yang dapat digunakan untuk memulai kantor medis baru, pindah, bergabung, atau mengatur ulang yang sudah ada.

Item Organisasi

• Pilih tanggal untuk mulai berlatih
• Representasi hukum, perusahaan akuntansi dan pemilihan konsultan praktek kerja medis
• Tentukan struktur organisasi
• Pemilihan dan formasi nama badan
• Dapatkan nomor identifikasi pajak federal, negara bagian, dan lokal
• Kembangkan perjanjian kerja dan model kompensasi dokter
• Tentukan anggaran awal
• Siapkan anggaran furnitur dan peralatan
• Dapatkan pembiayaan

Lokasi dan Pengaturan Praktek Medis

Lokasi dan ruang yang akan Anda tempati membutuhkan pencarian dan perencanaan dan akan berdampak pada semua keputusan dan anggaran Anda yang lain. Memperhitungkan peluang untuk ekspansi di masa depan.

• Lakukan analisis lokasi
• Tentukan kebutuhan ruang
• Pilih lokasi
• Menegosiasikan ketentuan sewa
• Evaluasi rencana ruang dan desain tata letak kantor
• Jika membangun, siapkan dokumen konstruksi
• Kirim permintaan untuk penawaran
• Tandatangani kontrak pemilik-kontraktor
• Rancang dan lengkapi setiap ruangan
• Dapatkan signage indoor dan outdoor

Kredensial dan Keistimewaan Rumah Sakit

Kantor dan penyedia Anda harus diberi kepercayaan oleh perusahaan asuransi dan rumah sakit. Karena proses ini dapat memakan waktu tiga hingga enam bulan, itu harus dimulai dengan baik sebelum Anda perlu menyelesaikannya.

• Dapatkan lisensi medis negara bagian
• Dapatkan lisensi DEA
• Dapatkan lisensi narkotika negara
• Kirim pendaftaran penyedia dan aplikasi credentialing
• Dapatkan keanggotaan di asosiasi medis negara bagian
• Dapatkan keanggotaan dalam masyarakat medis daerah
• Kirim aplikasi untuk hak istimewa rumah sakit

Asuransi

Berbagai asuransi akan dibutuhkan untuk kantor medis. Belanja untuk harga dan cakupan terbaik.

• Beli asuransi malpraktik
• Beli asuransi kesehatan kelompok / asuransi gigi
• Pembelian asuransi kewajiban Membeli Comp asuransi Pekerja
• Beli Kewajiban Praktek Karyawan
• Beli cakupan kecacatan
• Membeli cakupan obligasi karyawan fidelity

Pemenuhan

Apakah Anda memenuhi semua peraturan yang mengatur kantor medis? Bangun kepatuhan dalam proses startup Anda sehingga Anda tidak akan ditunda oleh pelanggaran apa pun.

• Kembangkan kepatuhan OSHA
• Kembangkan kepatuhan CLIA
• Kembangkan kepatuhan HIPAA
• Kembangkan kepatuhan Stark
• Kembangkan program keselamatan lingkungan dan pekerjaan
• Mengkoordinasikan pelatihan kepatuhan Karyawan dan Dokter

Perencanaan Keuangan dan Akuntansi

Anda perlu memulai kantor dengan pijakan keuangan yang sehat dengan praktik dan prosedur yang diterima.

• Mempersiapkan proyeksi arus kas
• Mempersiapkan dan meninjau laporan keuangan pribadi
• Buka akun cek latihan
• Beli mesin kartu kredit dan buka rekening kartu kredit pedagang
• Menyiapkan sistem akuntansi dan pelatihan terkait
• Siapkan kontrol internal kantor medis
• Tetapkan kebijakan keuangan

Penataan Penagihan dan Pengodean

Keberhasilan finansial kantor medis Anda tergantung pada penagihan dan pengkodean yang akurat.

• Buat jadwal biaya
• Tentukan evaluasi dan kode manajemen yang akan digunakan
• Pilih agen penagihan
• Buat pendaftaran, pertemuan, dan pemberitahuan HIPAA tentang formulir praktik privasi
• Menetapkan sistem pengarsipan catatan medis
• Beli formulir HCFA
• Kembangkan buku info pasien
• Dapatkan panduan penagihan Medicare
• Dapatkan panduan penagihan Medicaid
• Beli buku CPT dan ICD-9
• Beli buku khusus pengkodean khusus

Perangkat Keras Komputer dan Sistem Perangkat Lunak

Otomatisasi yang tepat dapat meningkatkan penjadwalan, dokumentasi, penagihan, dan pengkodean pasien.

• Tentukan persyaratan perangkat keras dan perangkat lunak
• Evaluasi dan pilih vendor yang berkualitas
• Beli perangkat lunak penagihan, perangkat lunak catatan kesehatan elektronik (EHR), dan sistem manajemen praktik
• Beli komputer dan peralatan kantor lainnya
• Mengkoordinasikan instalasi dan pengaturan sistem
• Buat jadwal pelatihan komputer dan waktu pelaksanaan
• Siapkan waktu pelatihan untuk sistem komputer baru

Sistem komunikasi

Aliran pasien yang efisien melalui kantor medis tergantung pada sistem komunikasi Anda.

• Mengatur telepon koordinasi
• Memesan peralatan telepon
• Pilih layanan jawab
• Pilih layanan paging

Perlengkapan dan Perlengkapan Lainnya

Anda perlu menilai dan memperoleh peralatan klinis serta peralatan kantor dan memastikan rantai pasokan yang dapat diandalkan untuk pengeluaran.

• Beli mesin fotokopi, peralatan transkripsi dan mesin faks
• Beli peralatan ruang pemeriksaan
• Beli peralatan laboratorium
• Beli peralatan klinis lainnya
• Beli furnitur ruang istirahat, kulkas, dan microwave
• Beli stok persediaan medis awal

Rencana pemasaran

Anda telah membangunnya, tetapi akankah pasien sekarang datang? Rencana pemasaran akan meluncurkan kantor medis baru Anda untuk sukses.

• Rancangan rencana pemasaran kantor medis
• Kembangkan logo dan materi pemasaran
• Buat kop surat / desain kartu nama
• Beli kartu nama
• Beli alat tulis kantor
• Pilih tanggal open house
• Rencanakan detail open house
• Buat dan kirim pengumuman pembukaan
• Buat iklan koran dan halaman kuning
• Kembangkan situs web

Operasi Kantor

Prosedur, kebijakan, dan pedoman memungkinkan staf Anda untuk beroperasi secara efisien dan tetap sesuai dengan pedoman peraturan.

• Menyiapkan kebijakan kantor dan manual prosedur
• Siapkan prosedur deposito bank
• Mempersiapkan prosedur penutupan keuangan harian
• Mempersiapkan pelaporan keuangan harian / bulanan
• Mempersiapkan prosedur penjadwalan penjadwalan
• Siapkan pedoman tindak lanjut penagihan dan piutang
• Siapkan pedoman pengumpulan di muka
• Persiapkan panduan penyesuaian
• Siapkan jadwal audit dan penaksiran jabatan berkala
• Siapkan prosedur hutang

Sumber daya manusia

Kantor medis Anda hanya sebagus staf. Buat sistem yang akan memilih dan mendukungnya.

• Menentukan posisi staf klinis dan administrasi
• Buat deskripsi pekerjaan dan gaji
• Menerapkan layanan penggajian
• Buat manual kebijakan sumber daya manusia
• Kembangkan proses rekrutmen
• Buat paket manfaat karyawan