Rekrutmen yang Efektif untuk Staf Kantor Medis

Merekrut staf kantor medis yang sukses adalah tanggung jawab penting. Pelanggan kantor medis bukan pelanggan biasa. Mereka adalah pasien yang mengharapkan perawatan dengan kualitas terbaik, dan beberapa mungkin berada di tengah krisis medis dan membutuhkan penanganan yang rumit. Tidak hanya penting bagi staf untuk memiliki keterampilan dan kekuatan profesional tertentu, sangat penting bagi mereka untuk memahami bahwa kehidupan pasien bergantung pada kualitas pekerjaan mereka. Perencanaan yang efektif sangat penting untuk merekrut kesuksesan.

Bersiap untuk Perekrutan Sebelum Anda Memiliki Lowongan

Bahkan ketika kantor medis Anda sepenuhnya dikelola, Anda harus selalu mencari bakat baru. Sebagian besar pengusaha gagal dipersiapkan jika salah satu anggota staf mereka pergi. Jika seorang karyawan memberikan pemberitahuan dua minggu hari ini, berapa lama sebelum Anda mendapatkan penggantinya? Jika Anda siap dengan deskripsi pekerjaan yang diperbarui, pertanyaan wawancara, dan rencana rekrutmen termasuk di mana Anda akan beriklan, akan lebih mudah untuk menemukan dan mempersempit daftar kandidat potensial. Bersiap untuk hari ini mencegah Anda dari tergesa-gesa membuat pilihan yang salah dari calon Anda.

Fase 1: Membuat Deskripsi Pekerjaan

Setelah keputusan dibuat untuk mulai merekrut staf untuk pekerjaan yang ada atau posisi baru, membuat atau memperbarui deskripsi pekerjaan adalah langkah pertama. Deskripsi pekerjaan menguraikan rincian posisi. Ini harus mencerminkan semua yang diperlukan untuk posisi tersebut sehingga Anda dapat menilai setiap kandidat dan membuat pilihan terbaik.

Elemen-elemen deskripsi pekerjaan adalah:

1. Fungsi Pekerjaan Utama
2. Tugas dan tanggung jawab
3. Pendidikan dan Pengalaman
4. Pengetahuan, Keterampilan, dan Kemampuan

Anda harus memasukkan pengetahuan tentang HIPAA dan privasi medis, keterampilan layanan pelanggan yang kuat, dan keterampilan dalam berkomunikasi dengan populasi khusus dari praktik Anda, seperti anak-anak, pasien usia lanjut, mobilitas yang cacat, tuna rungu, dll.

Fase 2: Mengembangkan Proses Perekrutan

Sebelum memposting posisi, Anda memiliki lebih banyak pekerjaan yang harus dilakukan. Diperlukan perencanaan untuk menemukan profesional yang sangat berkualitas di bidang medis. Ada empat langkah dalam mengembangkan proses perekrutan.

1. Kembangkan daftar pertanyaan wawancara
2. Tentukan jenis metode wawancara
3. Buat iklan untuk posisi itu
4. Tentukan tempat untuk memposting posisi: Lebih efektif untuk mempertimbangkan lokasi yang akan menarik pelamar terbaik, paling berbakat dan sangat berkualitas. Beberapa di antaranya termasuk

• Posting secara internal
• Menggunakan media sosial (LinkedIn adalah situs jejaring yang hebat)
• Menempatkan iklan di situs web yang ditujukan untuk perawatan kesehatan atau profesional kantor medis
• Menargetkan perguruan tinggi, universitas, dan sekolah perdagangan
• Posting ke situs web rekrutmen nasional seperti Careerbuilder.com, Monster.com, dll.

Pertanyaan Wawancara yang Tidak Dapat Anda Tanyakan

Ketika mengembangkan pertanyaan wawancara, ingatlah pertanyaan apa yang mungkin menyinggung calon Anda dan cobalah untuk menghindarinya. Penting untuk menyampaikan pertanyaan Anda dengan cara yang akan memberi Anda jawaban yang Anda cari tetapi dapat ditanyakan tanpa menimbulkan kemungkinan konsekuensi hukum di kemudian hari. Berikut adalah beberapa pertanyaan yang tidak dapat Anda tanyakan dan apa yang bisa Anda tanyakan.

Anda tidak bisa bertanya: Apakah Anda warga negara AS?Kamu bisa tanya: Apakah Anda berwenang untuk bekerja di AS?

Anda tidak bisa bertanya: Berapa usia kamu?Kamu bisa tanya: Apakah Anda berusia di atas 18 tahun?

Anda tidak bisa bertanya: Apakah Anda memiliki cacat?Kamu bisa tanya: Apakah Anda dapat melakukan tugas dari posisi ini?

Anda tidak bisa bertanya: Apakah bahasa Inggris adalah bahasa utama Anda?Kamu bisa tanya: Bahasa apa yang Anda gunakan untuk berbicara, membaca, atau menulis dengan lancar?

Anda tidak bisa bertanya: Apa kau mempunyai anak?Kamu bisa tanya: Berapa ketersediaan Anda untuk bekerja di luar jam kerja normal?

Fase 3: Mengidentifikasi Kelompok Calon yang Berkualitas untuk Seleksi

Setelah perencanaan selesai, posisikan posisinya. Anda siap untuk mulai menerima aplikasi.

Pada titik perekrutan yang kritis ini, inilah saatnya untuk memilih dan mengidentifikasi kumpulan kandidat yang memenuhi syarat untuk diwawancarai dari kumpulan pelamar. Untuk membuat proses sesederhana mungkin:

1. Tetapkan tenggat waktu untuk semua aplikasi yang akan dikirim
2. Tinjau aplikasi dan urutkan menjadi tiga kelompok
3. Mengesampingkan aplikasi yang tidak memenuhi persyaratan minimum posisi
4. Evaluasi setiap kelompok aplikasi secara terpisah untuk kriteria tertentu
5. Pilih lima kandidat teratas untuk dihubungi untuk wawancara

Jangan Memburu Proses dan Menggunakan Strategi Dua Wawancara

Mengganti karyawan yang berharga, terutama di kantor medis, bisa memakan waktu lama. Sering kali manajer kantor medis membuat keputusan perekrutan karena mereka merasakan tekanan untuk segera mengganti seorang karyawan. Gunakan waktumu. Kenali calon potensial sebelum membuat keputusan perekrutan terakhir.

Pastikan kebijakan Anda menunjukkan bahwa semua karyawan membutuhkan proses dua wawancara. Pada akhir wawancara kedua, Anda harus siap untuk membuat keputusan tegas tanpa keberatan. Pastikan untuk melakukan pemeriksaan latar belakang dan menelepon referensi sebelum membuat keputusan akhir untuk menghindari penundaan lebih lanjut.

Lihatlah Semua Kualitas Calon

Pendidikan, sertifikasi, dan pengalaman adalah faktor penting dan prakualifikasi. Tetapi seseorang dapat memiliki 20 tahun pengalaman dalam suatu posisi tetapi masih belum menunjukkan pengetahuan, keterampilan, dan kemampuan yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan dengan sukses.

Anda mungkin atau mungkin tidak memiliki kemampuan untuk memberikan pelatihan atau waktu tambahan dalam membantu seorang kandidat untuk mengembangkan keterampilan setelah dipekerjakan. Beberapa keterampilan, seperti keyboarding, dapat meningkat seiring waktu, tetapi pedoman yang lebih ketat harus diikuti jika pengetahuan tentang terminologi medis merupakan persyaratan pekerjaan.

Ciri-ciri pribadi juga harus dimasukkan sebagai faktor penentu dalam proses seleksi. Jika posisi tersebut adalah posisi level pemula, maka mungkin tidak perlu untuk mempertimbangkan kepemimpinan sebagai sifat kepribadian yang diperlukan untuk posisi tersebut. Tetapi semua kandidat harus memiliki integritas dan menunjukkan bahwa tindakan dan perilaku mereka di tempat kerja didasarkan pada standar etika yang tinggi. Mereka harus merangkul keberagaman, mengakui dan menghormati perbedaan di antara orang-orang. Perlu diingat bahwa cara-cara di mana pasien dan keluarga mereka dirawat secara langsung berkontribusi pada tingkat keberhasilan kantor medis.

Fase 4: Rekrut Salah Satu Finalis

Pada tahap ini dalam proses perekrutan, Anda harus mengurangi jumlah kandidat yang memenuhi syarat menjadi satu hingga dua finalis. Jika Anda telah memilih panel atau komite untuk membantu dalam keputusan akhir, inilah saatnya untuk bertemu dan mengumpulkan rekomendasi untuk keputusan akhir.

1. Perpanjang penawaran informal
2. Dapatkan pemeriksaan latar belakang kriminal
3. Lakukan pemeriksaan referensi
4. Membutuhkan penilaian kesehatan
5. Verifikasi kredensial: Ada persyaratan khusus untuk profesional kesehatan berlisensi dan proses ini bisa memakan waktu beberapa minggu. Untuk staf administrasi, periksa semua sertifikasi dan gelar.
6. Tindak lanjuti dengan surat penawaran resmi
7. Bersiaplah untuk hari pertama